员工自助

什么是ESS?

员工自助服务,或ESS是一个最现代的可用功能 HRIS. 。 ESS允许员工照顾许多不同的人力资源相关和职位相关的任务,否则需要由人力资源人员或管理层完成。员工自助服务可以帮助许多公司节省劳动力,提高效率。但是,该选项可能对每个公司都不是权利。

ESS是一个自助服务门户,所有员工都可以访问的软件的一部分,而不仅仅是人力资源专业人士。员工可以访问其工资单,计划和优惠信息,使其更新到他们自己的细节等。但为什么这是你的HRI的这么重要的部分?

不断发展的企业文化要求人力资源系统也在发展。虽然这似乎是一个没有脑子,但它需要很长时间才能从几十年来使用的零碎手动过程中发展。随着自助服务HRI的引入,人力资源景观现在正在为更逻辑和高效的系统提供快速进展。

ESS的共同特征

大多数员工自助服务系统允许员工更改个人信息,如地址,联系信息和银行信息 - 尽管可能需要批准。某些ESS系统还允许员工查看计划和工资信息。即使是最基本的自助式系统甚至允许员工提交超时请求并允许管理人员批准这些请求。

如果员工未被授权使用ESS直接改变的问题,一些HRI允许员工与人力资源部门以电子方式对应。这使员工可以在常规办公时间之外发送消息,为员工和人力资源专业人员节省时间和麻烦。

福利公开入学

有些公司在使用ESS中找到了员工,允许员工在公开入学期间或者发生生活变化时更改信息的好处。许多员工更喜欢这种方法,因为它允许他们控制自己的信息。该方法还允许更多时间来研究不同的效益选项,而在使用人力资源专业人员时可能存在的时间压力。

人力资源专业人士,经理和雇主通常享受公开入学自助服务选项。为所有各方提供劳动时间,避免了对许多公司的公开注册礼物的破坏。根据HRIS和保险公司,申请过程也可能更简单,因此由于交互式格式而提供的信息可能更为彻底。

确定是否采用ESS

大公司几乎任何行业都可以从员工自助服务中受益。某些行业的中小型公司也可能受益于ESS。然而,在投资软件以实现自助服务选项之前,公司应该权衡利弊并进行内部和外部研究。

制作自助式HRIS工作

自助HRIS可以转换公司的人力资源系统,但人力资源经理和其他部门的管理人员必须共同努力,使员工利用尽可能普遍,普遍存在。员工应接受培训,以便使用该系统作为标准作业培训过程的一部分。管理人员应确保员工在完成培训之前使用自助HRIS作为执行工作的任何其他方面的舒适。

ESS的好处

当ESS已经成功实施时,公司可能会立即增加生产力和效率。管理人员和人力资源人员每天可以在不面对通过调度问题,超时要求和公开入学问题工作时每天节省劳动时间和挫折。员工可以可以从家中获取安排和其他信息,从而节省员工时间,并可以提高赋权的感受。

此外,可以通过允许员工输入自己的信息来避免进入错误和其他错误。如果通过HRIS获得招聘和卸载并直接连接到自助服务门户,则可以早期作为应用阶段预防进入错误。通过消除对双重进入和允许员工评估自己的信息的需求,可能会大大减少不准确的信息的机会。

适应自助服务的员工期望的改变

员工不再满足于为他们说话的“中间人”。然而,随着公司的成长,每个声音都可能难以理解。自助服务现在正在有关部门直接听取员工更容易,帮助公司满足员工期望。

更精简的系统

曾几何时,所有HR数据必须由专门培训的人输入系统。有关薪资的信息通常由另一个部门或可能是第三方,而其他收入信息是又有另一个部门或实体的责任。自助HRI通过将这些系统联系在一起并使得需要它的信息来帮助整形所有这些过程。

随时随地访问

自助门户的另一个好处是它通常是基于云的。员工可以从任何地方访问门户网站,无论是来自家庭,在移动设备上还是在另一个办公楼。没有人必须等到他们在主办公室的接下来登录自助服务门户。

此外,您的员工可以随时访问他们的信息。他们不必等待工作时间或获得人力资源人员的成员。员工可以在需要后立即回答或更新他们的信息。

减少错误

随着数据进入和转移更快,更高效,自助服务HRIS也有助于消除错误。当手动输入信息时,人为错误一直是一个主要因素。自助HRI虚拟地消除了数据传输中的错误,使人力资源管理人员更容易在最近添加的员工或申请人信息中发现错误。

改善人力资源功能

随着自助服务的HRIS,可以大大改善人力资源部门的功能。人力资源管理人员可以完全专注于需要人类触摸的问题。人力资源管理人员的时间不再与数据输入或研究员工的简单查询。

减少人力资源工作量

制作一些人力资源流程自助服务的巨大优势在于它减少了人力资源人员的工作量。人力资源部门是众所周知的,所以员工可以为自己做任何事情的帮助。自助门户网站允许员工查看自己的时间表,支票薪资,时钟进出,调整时间表,更新优惠,更改其个人信息等。

没有HRIS,所有这一切都需要员工询问您的人力资源人员。这些是日常任务,快速吃了很多人的时间,特别是很多员工。这将为您的人力资源工作人员腾出大量时间来管理更大的画面和更重要的任务。

更多员工赋权

自助服务HRI允许员工访问并更改自己的个人信息。员工可以访问或从具有互联网的任何计算机访问或更改自助HRIS的一些信息包括:

  • 病假时间
  • 休假时间
  • 支付费率信息
  • 绩效评估
  • 有关HR查询或报告的信息
  • 有偿休假的请求
  • 地址和个人信息发生变化

通过直接访问和更好地控制他们的信息,提高了员工的满意度和参与。他们还可以看到有关培训机会和进步的信息,这将使他们更加控制自己的职业。更多从事员工往往更忠于公司以及更富有成效。许多人可能会寻求改善自己和技能的机会,使他们更有价值的员工,并帮助减少员工的营业额。

简单的自助服务合规性和审计

随着数据进入的易消化和资源函数的提高,数据变得更容易审核。这具有改进的数据完整性,确保更符合公司政策和现有立法机关。

ess.的缺点

投资ESS选项的最大缺点是确保每个员工了解如何使用该系统所需的时间所需的时间。卷展处理过程可以花费大量的时间和金钱,从而将这些资源远离常规运营。 ESS还必须经常被员工使用,以便为公司看到采用系统的益处。

如果员工不完全了解如何使用ESS选项,它可以创建通信空白。此外,一些员工可能会尝试使用新系统,而其他员工则使用旧系统和手动进程作为解决方法,这导致进程的更多阻碍。如果公司决定利用公共人力资源任务的自助服务选项,则重要的是要确保所有人员都在同一页面上,并且在前进之前已准备好过渡。

HR文件数据库

自助服务门户还可以访问所有HR相关文档的基于云的数据库。这些可以包括培训材料,人力资源政策等等。员工可以随时随地访问这些时间。如果员工不在办公室,但需要更多关于公司旅行政策和报销的信息,他们可以在不涉及人力资源的情况下访问。

可用的福利选项也可以包含在数据库中,以便员工在开放注册之前可以长时间检查不同的福利计划。

内部研究

在购买和实施ESS之前,雇主应该了解员工使用该系统的频率如何。虽然符合任何工作场所的新系统可能存在一定程度的不情愿,但某些因素可能会阻碍员工使用该系统的能力。反过来,这影响了公司可以期望看到的投资回报率。进行内部研究也可能有助于公司确定哪些HRI是最好的。

如果大多数员工在家里没有互联网接入,则购买强调移动访问的HRI可以是浪费。可以购买售货亭,因此员工可以在内部的系统中访问系统。尽管如此,这将大大改变对系统的期望以及它必须推出的方式。如果公司不在技术领域,而且大多数员工不识别为Tech-Savvy,则ESS可能是本公司的权利。

外部研究

公司应进行外部研究,以比较HRIS定价为预算目的,并弄清楚从几个不同供应商实施ESS系统的复杂性。公司也可能受益于研究,以了解ESS实施如何影响同行业中的类似公司。在调查这些因素时,供应商匹配公司可能会非常宝贵,因为它可以提供关于选择和实施的专家建议。

使用ESS到它的全部潜力

自助门户网站可以增加员工自治,使员工感到赋予授权和拯救经理和人力资源专业人士时间。自助服务选项可能需要时间才能设置,但如果它有助于改善与系统的接触并简化您的团队沟通方式的时间可以值得。

提前介绍自助服务

一些HRIS软件允许您通过自助门户设置船上。在这个早期阶段引入自助服务将使它成为新员工的一部分,特别是如果他们必须在船上后立即使用该软件。允许员工使用此选项将自己适应公司,鼓励他们在贵公司中负责自己的职业生涯,并帮助培养用户采用。

一直鼓励员工使用自助服务

有些公司提供自助服务选项,但仍然需要书面休息请求,并不介意员工是否致电HR来改变他们的信息。虽然这些可以保持可用的选项,但鼓励员工尽可能节省自助服务,并帮助您的公司从功能投资获得最高的回报。

提供各种自助服务选项

自助服务门户应该富有选项。自助门户网站中的一些产品包括日程表,休假请求,支付历史,社交源,对等消息,公司信息库,福利和个人信息变更请求。通过尽可能多地提供这些选项,您可以增加员工自助服务的价值,并鼓励他们更加自主。

让它成为社会

社交媒体使用很有趣,如果您提供它,可以将员工绘制到此选项。使用公司的社交饲料可以帮助您的团队在一起,使其更容易立即沟通公司。它也可能鼓励头脑风暴和协作。

在自助服务中分配任务

如果您的公司有意义,您可能希望在自助服务门户中分配工作任务。这是一种简单的方法,让您跟踪员工的成就,同时允许他们查看和更新​​自己的进度。简单地委派和持有员工责任可能是不合理的,但是,请确保双向沟通可能会让员工随意提出问题和申请援助。

确保系统达到标准

虽然您可以在许多方面提供许多选择并使用自助式门户,但如果系统滞后或令人沮丧的员工使用,则不值得努力。测试驱动系统,以便您可以尽快看到员工员工和修复毛刺。如果您的系统过时或需要更新的工作太多,可能值得投资新软件。

自助服务:不仅仅是员工

当HRIS自助服务被提升时,通常被认为是员工可用的选择。员工自助服务一般都会得到所有的注意,因为需要时间让劳动力进入采用,并可以使一些突破性的变化。

但是,无论员工自助服务都可以使用经理自助服务,如果它用于其最高潜力,可以真正做出一些组织改进。以下是管理者可以使用HRI自助服务来改进公司的几种方法,使工作更容易。

分享和突出公司政策

每当发生策略变更时,会使用手动方法提醒所有员工可能很难。讲义通常比阅读都更有可能被抛弃。通过自助服务,共享策略更改 - 甚至简单地突出显示与最近出现相关的现有策略 - 与将文本剪切和通过HRI共享一样简单。

使用消息传递选项进行反馈

经常反馈是人力资源世界上升的明星,许多出版物扩展了每周,每月甚至更频繁的反馈(提高生产力,改善员工满意度等)。通过HRIS可用的消息传递选项可以让管理人员在有反馈提供时,管理人员可以在即时与员工互动。

公共论坛或员工门户网站上的时间表

在所有管理者和员工或自助门户网站上发布关于可用的公共论坛的时间表可以节省管理者时间,同时允许员工立即查看时间表并根据需要重新检查。能够在线提供计划可以减少错误,无呼叫无节目和整体缺勤。如果通过Manager自助服务可使用在线调度,则此选项可以添加到HRIS值。

利用超时请求工作流选项

超时请求似乎很容易从外面的角度处理,但实际上有时会变得相当麻烦。手写的超时请求可能丢失或可能很难读取。在超时请求中调度并弄清楚员工PTO余额增加了额外的复杂性。

经理自助服务可能会使超时要求更轻松地通过保持电子请求和在一个地方组织。如果调度软件与自助服务集成,则可以在即时审核,批准,批准或传递给其他部门以进行批准,检查可行性的时间OFF请求。请求的状态可以每一步都传达给员工。

变得更加了解人力资源问题

人力资源培训,员工赔偿和营业额涉及员工对管理人员工作的方式,因此能够通过自助服务找出有关这些问题的信息,可以帮助管理者更好地控制劳动力。使用HRIS将工作流(如Merit增加请求)传递工作流量(如Merit增加请求)也可以缓解瓶颈并节省时间。

为了促进通过和鼓励管理人员利用自助服务选项所提供的机会,鼓起热情和仔细管理变革非常重要。与促销经理自助服务选项带上同样的护理,与员工自助服务选项可以帮助您的公司从您的HRI中获得最大的人。

HRIS. 自助服务可以减少调度问题吗?

当手动提交超时请求并且员工必须从工作场所中的一张纸中检索他们的时间表,错误和冲突的可能性很高。员工可能会将其计划写下错误或未能在释放计划后看到更改。也可能错过或不当地传达超时请求,导致异议。

介绍允许员工查看其计划和请求休假的自助服务选项可能有助于简化流程并降低调度问题。这可能对管理层和雇主有益,因为它是员工的。

增加日程责任

当员工可以轻松检索到任何移动设备的时间表时,它可以帮助增加问责制并减少错误的可能性。员工不能说计划已经改变或者他们写下了错误的日子或时间。员工对自己的时间表负责,并赋权检索信息。

简化超时请求进程

使用纸张和调度书籍处理时,休假过程可能会混乱。请求可能丢失,管理人员或人力资源专业人士可能会忘记提出请求,并可能无法及时沟通要求的批准或拒绝。使用自助服务off请求允许员工和管理者在距离任何位置以秒内的请求交互,并且严重降低了请求将被忽视的可能性。

简化时间表释放天

使用手动方法释放时间表时,员工经常将群体群体群体群。这可以分散员工的工作,降低生产力。使用HRI自助释放计划允许员工在自己的时间内访问他们的时间表,从而减少工作时间的干扰。

改善关于调度的通信

当员工呼叫或发生不可预见的紧急情况时,有时可能会改变时间表。如果HRIS自助服务门户允许即时消息,则此选项可以帮助在这些事件发生时进行快速沟通。经过有效的通信后,管理人员还可以立即改变系统中的时间表,以减少混淆,并确保所有班次都得到充分涵盖。

跟踪缺席和出勤

根据工作场所的类型,可以使用自助服务门户进行考勤和缺勤跟踪。如果某些或所有员工从远程位置工作,这可能特别有用。允许员工追踪时间,并使用自助门户网站报告缺勤可以使工资单和合规报告更容易,并可以进一步赋予员工。

如有必要,还可以保存通过自助门户网站输入的信息,并用于评估和备份奖励,绩效评估和纪律。拥有一个地方的调度和出勤信息可以轻松识别缺勤模式或精确点,该员工提供最佳的客户服务或执行最佳。使用HRI自助服务进行计划分发,通信和跟踪可以在许多方面提高调度过程。

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授权:   戴夫丽埃斯梅