请求提案

购买A. 新的HRIS. 可以是一个巨大的任务,可以花费大量的钱,两次和随着时间的推移。如果购买了错误的系统,并且没有结合公司的需求,它可能是一个重大挫折。清楚地定义RFP形式的要求可以帮助确保获得合适的软件,但RFP必须全面而有效。

RFP应包含以下部分,应由员工定期撰写,实际将定期使用该系统,并了解公司需要HRIS的工作。

什么是rfp?

一个 RFP或提案请求,这是一份宣布的文档,并包含项目的详细信息。它旨在征求有兴趣完成该项目的供应商或承包商的出价。该公司可以评估RFP的所有投标,并选择最能满足其需求和标准的供应商。

什么是RFP过程?

RFP过程涉及该公司推出RFP。然后,供应商根据RFP中写的标准提交出价。在RFP过程中,投标人可以审查RFP并提出改进的建议。本公司可能会根据该反馈提供对RFP的更改。然后,提交了最终提案请求,并在该项目中授予投标。然后,该公司可以选择供应商并为该项目提出合同。

如何编写RFP

在您编写RFP之前,重要的是要确切地了解 如何撰写提案请求。 RFP写作取决于项目的不同,但所有RFP都将分享某些核心特征。

定义您的项目和您公司的需求

在您甚至启动RFP之前,请写下项目的详细信息,并确切地写下了贵公司所需的内容。提前定义这将有助于使RFP写入过程更轻松。记录您要求供应商的要求。决定项目需要完成,如果您有预算。

在轮廓中写下一切。当您实际编写RFP时,您可以稍后引用大纲。

写一个介绍

介绍应该是一个基本的求和,这使得当时业务需要为什么业务需要HRIS。介绍应该简要详述贵公司希望通过实施HRI来实现的目标。可以在此处触及RFP的主体的重要细​​节,例如当您希望开始该项目以及您需要哪些日期来响应。

解释您的公司和项目的历史

本节应向公司和项目介绍供应商。在本节中应列出核心价值观,目标客户群,办公位置和员工号码。还应该有一个基本解释导致新的HRI需要的结果。

描述项目的要求

要求部分应提出对您希望供应商做什么以及您需要HRIS的内容的精确解释。每个要求中包含的是该要求的优先级,以及您需要在供应商的HRIS或信息上需要特定功能的原因。这是RFP中最重要的部分,因此应该采取足够的时间和注意力来制定本节。

解释您希望供应商如何回应

如果您解释了您希望响应的解释,请对您和供应商都有乐于帮助。

典型的响应格式可能包括:

  • 提案摘要
  • 供应商背景信息
  • 解释供应商如何满足公司HRIS要求
  • 费用明细
  • 现有客户的引用

概述您的选择标准

描述您公司将用于选择获奖供应商的标准。供应商正在互相竞争,以赢得竞标,并需要知道您使用的是选择胜利者。了解您将使用哪些标准来做出决定将帮助供应商对您的RFP进行响应,以满足您的需求。

注意时间轴

当您希望在宣布您选择的供应商并期望开始该项目时提交的答复时,时间表部分应更详细地详细说明。务必为每个供应商提供充足的时间来制定彻底的回应。

校对并修改您的RFP

您提交的第一个RFP不一定是最终的RFP。供应商可以提出改进RFP的建议。这些建议是帮助您更好地定义项目。如果RFP不够详细,供应商放置的出价可能无法完全满足您的需求,也可能是模糊的,而不是您实际寻找的。

评估供应商

在您将RFP提交到供应商的票证中,您应该开始进行研究,以便您已经拥有一个好主意,在您开始审核答复之前将被选中。这将为您提供更受过教育的前景,以便您在开始阅读响应时确切地知道您正在处理谁。当您面对面的供应商代表会面时,请留住您在想到的一切。

选择最适合您需求的供应商后,使用RFP及其响应来构建合同。合同应保护您的兴趣,但要考虑供应商的利益。一个良好的考虑合同将有助于使其余的谈判过程更顺利。

额外的RFP提示

如果 RFP写得很好,你更有可能从供应商那里获得更多的回复。您获得的响应越多,您就越有可能找到一个更符合您所需要的供应商。

使用子标题和副标题

子标题和副标题将有助于保持您的RFP组织,因此更容易阅读和理解。子弹点和副标题分解了文本,以便更容易扫描和摘要。 RFP更容易理解,您越有可能从供应商那里获得更多响应。

写下你所知道的

写下你所知道的东西总是更容易写关于你不熟悉的东西。理想情况下,您的RFP应该是关于你认识和理解的事情。如果你不知道你想要什么,那么供应商也不会。您越多了解您正在寻找的内容,您可以提供的详细信息。

提供细节,但不要规定

您可能知道您在寻找什么,但只有供应商知道他们如何提供它。当您编写RFP时,重要的是尽可能地描述和详细说明您正在寻找的东西。但是,可能有多种方式为您提供所需的方式。不要规定供应商的解决方案。相反,让供应商为您提供最佳解决方案。他们可能有符合您未知的要求的选项。

什么与RFP无关

如果没有写得很好,RFP可能会令人困惑。令人困惑的RFP可能导致您的公司选择不符合您需求的供应商。为了写一个好的RFP,有一些 你应该避免的常见错误.

不要开一个行动

虽然细节很重要,但在RFP中指示您希望供应商做某事的事情并不是一个好主意。相反,询问供应商如何完成您所需要的内容。供应商需要遵守您的要求,但这是一个好主意,了解供应商如何达到满足这些需求。询问未结束的问题而不是是或否问题,将为您提供有关供应商的更多详细信息以及它们将如何为您工作。

不要将问题结合在一个子弹点

每个问题应该是自己的子弹或数字。在一个子弹点中具有多个问题是令人困惑的供应商。这也意味着响应将令您困惑,因为多个答案将组合成一个部分,使得读取和理解更难。

不要在整个RFP中传播问题

要使RFP尽可能易于理解,请确保所有问题都位于RFP的同一部分中。这样,供应商可以更容易地响应所有问题,并且不会丢失任何风险,因为。即使您为在整个文档中找到所有问题的位置提供说明,它还更好地在第一部分中写入文档的一部分。供应商将更加自信,他们已经解决了所有问题,并且响应也更容易阅读和理解。

如果您的公司正在寻找HRIS,我们可以帮助您找到合适的供应商。我们的 供应商匹配页面 有一个工具与供应商提供的功能匹配您的需求。