HRIS.安全

崛起 基于云的HRIS解决方案 使用户能够从任何设备登录,安全问题正在上升。添加未知的IP地址访问可以使系统易受外部黑客的影响以及狡猾的计算机救护员工。来自内部公司墙壁的信息违规和身份盗窃也是必须解决的问题。

HRIS.包含高度敏感的数据,包括员工的社会安全号码,工资信息,甚至医学信息。 HRIS的信息泄漏和数据泄露可能对整个个人员工和您的组织有害。因此,要采取措施,从内部和外部威胁中确保信息尽可能安全。

适用于所有公司, 实施阶段 是系统最容易受到违规和其他安全问题的时候。雇主应与供应商和管理者密切合作,以确保在整个实施阶段保持安全性,并且由于系统开始定期使用。

购买意图

当您希望购买新的HRIS时,查看评论并密切关注其他公司对软件的安全性的影响。虽然在系统实施后,您可以将额外的安全措施放在适当的情况下,但是与为提供安全的HRIS而以众所周知的供应商进行,可以帮助将数据保留更安全,同时限制您必须进入安全性的工作量特征。

检查供应商安全措施

供应商的安全措施需要确保公司的数据是安全的,应该在公司进行最终的HRIS选择之前了解。所有HRIS供应商都采取预防措施以保持公司数据安全,但安全措施的质量可能会有所不同。

如果HRIS选择团队中没有人是一个安全专家,请通过票据咨询有资格的人可以帮助确保所选系统具有足够的安全预防措施。

根据需要限制访问

在实施的配置阶段,雇主和管理人员必须注意设置系统,以便信息有限和控制。

员工只能访问自己的个人信息。此外,员工使用系统所做的每一个更改都必须需要授权。管理人员应根据与工作需求的相关性进行限制。这样,只能访问最关键的信息。

员工和经理并不总是诚实,并寻求公司或其他员工的最佳利益。重要的是要确保每个级别只能通过员工访问最必要的信息。将密码连接到访问级别是一种聪明的方式,以确保员工和经理只能看到与他们或其工作职责有关的信息。

在实现期间将基于角色的访问限制置于适当位置,可以帮助最终从一开始就最小化对数据安全性的内部威胁。员工并不真正需要访问与它们不相关的信息,并且每个级别的管理级别都只需要访问某些信息。通过限制员工和管理者在每个级别所需的访问权限,您也可以让员工更容易使用该系统,并可以告诉谁在系统中进行审计目的。

确保终止的员工立即从系统限制也很重要。当允许在放手后允许只需短时间内,才能对公司造成巨大损坏。在某些情况下,前员工造成了几千美元,只需点击几个小时即可造成数千美元和数小时。

在系统直播之前,创建一些假员工并测试系统以查看您可以访问的内容。这样,您可以在系统中识别系统中的任何弱点,并在让每个人访问系统之前解决错误。

让您的HRIS信息免受黑客安全的安全

HRI是黑客的名副其实的金矿。员工姓名,出生日期,社会安全号码,工资,甚至银行信息都可以通过HRIS进入,提供网络保护盗贼,并提供所需的一切,他们需要确保信用卡,如果他们可以违反系统,则提供无数的身份盗窃行为保障措施。即使是大型和强大的公司也不会免于违规和黑客,如CareerBuilder的违规行为所证明。

尽管如此,保持电子记录是不可能的,这只是需要一点知识和行动。以下几种方法可以确保系统中的数据保持安全。

了解网络安全

大多数雇主和人力资源专业人士绝对不知道他们的HRI上的保障措施,也不应该到位了什么保障措施。关于这些问题的知识渊博是成为更多网络安全的第一步。 HRIS供应商应该乐意向保护信息采取哪些步骤的乐意提供更多信息,并且一点在线研究将有助于确保他们的措施充足。

谨防网络钓鱼计划

大多数网络黑客被拉脱,而不是因为系统弱点,而是因为人类愚蠢。网络钓鱼计划目标员工和管理者,欺骗他们放弃用户名,密码和其他敏感信息。通过在这些类型的计划中传播意识,可以在伤害完成之前标记并关闭可疑弹出窗口,电子邮件和电话呼叫。

在安全协议上创建和教育员工

即使每个员工只能使用其代码或卡访问某些信息,如果管理者和员工正在共享代码和卡,这些访问限制也无效。重要的是要确保管理人员和员工了解赌注是否分享此信息。创造纪律政策,突出分享分享获得令人沮丧员工的可能后果。

内部安全漏洞最常见的原因之一是LAX内部安全协议。如果管理者分发了允许员工执行某些活动的密码(特别是晚间时钟和早期钟表),则会破坏密码作为安全措施的有效性。

为了减轻这个问题,应该培训员工和经理,以了解安全措施背后的原因,作为实施培训的一部分。他们还应负责不遵守程序。

保持软件最新

防火墙和安全修补程序等安全措施仅在最新时才有效。应计划定期维护,以不断确保系统安全并根据需要进行更改。黑客始终弄错了如何绕过安全协议,因此必须继续前进以保护您的公司。

启用超时功能

由于大多数HRIS现在基于云,并且可以从任何设备访问,超时功能可能非常有用。如果在一定数量的非活动时间后有一个选项可以在系统之外忘记员工,请务必激活此潜在的有价值的选项。通过同样的令牌,禁用功能,允许员工留在系统中,以防员工无意中离开了它可以被盗或篡改的设备。

采取预防措施来保护您的HRI中的信息可以节省头痛并防止损坏违规行为。虽然信息在HRIS中通常比在旧的文件中更安全,但该技术具有必须解决的风险。

频繁的密码更改

大多数HRIS系统都可以配置为每隔60天经常需要每隔6个密码更改。虽然管理人员和员工可以表达有关这一措施的投诉,但它可以帮助提供额外的安全层,因为它可以保护内部和外部威胁的敏感信息。它还有助于将员工和管理人员保留使用易于猜测的密码,因为员工在创建新密码时必须更具创造性。

准备最糟糕的

任何公司中的一些最敏感的信息都包含在其HR文件中。员工文件中详述的大部分信息都有帮助或必要的运营,确保员工及时赔偿,并根据法律要求完成所有报告。但是,相同的信息对于黑客和盗贼有价值和诱人。

安全违规可能会造成公司的员工,并可以玷污公司的声誉。此外,欧洲一般数据保护条例(GDPR)下的新隐私法截至5月份可执行,这可能导致对欧洲业务的任何公司不合行(即使总部位于其他地方)也可能导致契约的处罚。

不幸的是,黑客继续在创建时发现安全措施的新方法。在保护数据时保持警惕是很重要,以便您的公司永远前进。以下是您可以努力建立数据安全性和隐私标准最高标准的几种方法。

开发密码优先事项

根据Verizon 2016 Data Breacal调查报告,大约63%的数据泄露可以追溯到弱,默认或被盗的密码。密码可以由同事,由诈骗者察觉,甚至以效率的利益,由管理者或员工自己遗弃。一旦小偷渗透了该系统,就会难以重新建立控制。

创建强密码并正确使用它们可以防止数据泄露。形成指导方针,帮助员工建立强密码并保护它们可以产生很大的不同。概述禁止密码共享和执行它们的策略也可能劝阻较差的实践。

提供数据安全培训

人力资源管理人员,IT专业人士和前线经理都应该接受某种类型的安全培训。这些个人都可以访问敏感的员工数据,因此确保他们了解保持此数据安全的重要性是至关重要的。卖方代表可能会有所帮助,涉及教授员工使用HRI的功能以提高安全性的最佳方式。

创建网络安全策略

并非所有的网络安全策略都需要技术技能和研讨会来实现。简单地实施智能政策有时可以成为公司最伟大的黑客攻击。如果可以远程访问HRIS数据,则对无人值守或无法注销每次时,对离开设备的政策非常重要。

密码共享是另一个具有成本公司时间和金钱的策略中心问题。虽然密码共享通常是禁止的(否则将是分配密码的点,)在某些工作场所是一个常见的做法,员工通常需要繁忙的管理者批准。创造苛刻的纪律策略来阻止密码分享可能在制度时似乎是一种烦恼,但可能有助于使员工信息安全并防止内部违规行为。

最小化数据收集

GDPR的主要元素之一是强调最小化收集的数据量,以便与个人进行业务所需的东西。最小化收集和存储的信息量限制了系统中可用的信息量,从而限制了在违规事件中可能访问的黑客和盗贼。即使您的业务在欧洲不运行,信息最小化也可以帮助提高数据安全性。

有灾难恢复计划

保持人力资源信息安全的主动方法可以减轻安全威胁,但重要的是要理解违规行为仍然可能发生。有一个灾难恢复计划将最大限度地减少您的系统下降的时间,并有助于更快地重新确保数据。应该有明确的程序来响应数据泄露,以便正确的雇员知道在发生违规事件时该做什么。

发生违规行为时,人力资源管理人员必须了解如何处理违规行为。必须通知所违反其信息的员工,并且必须联系适当的当局以调查和报告违约行为。制定的计划可以使其更快,更容易从违规行为中恢复,帮助在进一步损坏之前确保信息,并解决违约状态的问题。

每个公司都必须主动,以便将员工数据安全和安全地保持。虽然HRIS已经存在某些安全措施,但本文的最佳实践可以帮助优化这些工具的有效性。

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授权: 戴夫丽埃斯梅